事務局運営・代行

キャンペーン・セミナーなどの事務局業務をお客様の代わりに運営いたします

キャンペーン事務局運営・代行サービス

フリーダイヤル設置から私書箱の準備、問合せ対応、集計、業務報告まで事務局の開設・運営をワンストップで承ります。

事務局運営・代行は、当社のアウトソーシング業務の全てを網羅するサービス、ソリューションのご提供となります。
お客様のご負担を極力軽減し、当社のサービスを無駄なくご利用いただけるよう最適な方法をご提案いたします。
代行業としてだけではなく、運営という経費、経理の精算・報告までが当社の事務局です。

コールセンターのお問い合わせ対応だけでなく、応募ハガキの仕分け、入力作業、DM・賞品発送代行、アンケート集計など、事務局の必須業務はもちろん、一部のみのご相談も承っております。

サービスの特長
お客様のご希望に沿った完全オーダーメイドカスタマイズ設定が可能です

お客様のご希望・ご要望に沿ったご提案を行っておりますので、クライアント様各々のスケジュールや独自の方法でのサービスが可能です。

どのように準備したらいいのか分からない。

ネットショップを開設したいが、軌道に乗るまで助けてほしい。

初めてのキャンペーンで、ノウハウがなく、問合せ対応が不安。

私書箱の準備と、ハガキの受取・集計だけしてもらいたい。

応対できる担当者も時間もない。


面倒なフリーダイヤルの設置から、迅速な対応が可能な小規模コールセンターをお手伝いさせて頂きます

「人」対「人」だからこそできる「気遣い」や「判断」でお問合せに効率よく対応し、顧客満足度の向上を目指しております。

インバウンドだけではなく、アウトバウンドも行いたい。

どの程度の反響があるか予測がつかないため、様子を見たい。

期間限定のスポット対応になるが、大丈夫か。

メーカー窓口として、社内情報システム窓口として、多機能窓口として。

週報や、日報といった報告体系も相談したい。


目的やコスト、納期に合わせてハイクオリティな仕上がりをお約束いたします

データ入力はもちろん、アンケート集計、パンフレットや賞品の発送、柔軟に対応させて頂きます。

大切な個人情報のため、管理を徹底している会社を探している。

入力から宛名ラベルの印刷、発送まで一括して任せたい。

短納期で期日が迫ってきているが、品質を落とさず仕上げてもらいたい。

入力後の集計・報告もデータとしてほしい。

発送後の不在対応、再発送等のアフターフォローもお願いしたい。


入力・集計・発送について詳しく
セキュリティ管理や個人情報保護にも徹底しています

プライバシーマーク・ISO9001の認証を取得し、プライバシマークに準拠した徹底管理を実施。データ保管の上施錠し、厳重に管理を行っております。お客様もエンドユーザー様にも安心・安全をお届けしております。


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実績・事例紹介
  • 事例1
  • 事例2
  • 事例3
一般社団法人Nさま
背景 毎月行われるセミナーや講習会、研修、シンポジウムの管理・運営を円滑に行いたい。
煩雑業務を確実に対応するため、電話・メールでの問い合わせ窓口の設置や、受講料の入金口座管理、会場設備の手配まで一貫して事務局を開設したい。
業務内容 ・問合せ、申込対応業務(電話、メール、FAX)
・参加者管理、報告
・入金口座管理
・未入金者対応(電話、メール、FAX)
・請求書、領収書発行
・テキスト作成
・会場選定
・主催者や講師の連絡窓口
・当日のセミナー運営
・事後報告(参加者、参加費)
導入の成果 ・ルーチンワークをアウトソースができて、本来の企画立案業務に専念できる環境ができた。
・セミナー全体から一部の業務までお任せできるので事務効率があがった。
C株式会社さま
背景 新規事業のオンラインショップを始めたいがノウハウがない。
以前、別会社として依頼し、実績があるイン・ステップさんにお任せしたい。
人材の確保や、他業務にあたえる影響を減らし通販部門と営業部門ときちんと分割させたい。
送料のコストダウンをはかりたい。
お客様の問合せ対応まで一貫して頼みたい。
業務内容 ・問合せ対応(TEL、メール)
・梱包、発送
・伝票印字
・商品発注
・在庫管理
・売上報告
・資材管理
導入の成果 ・クライアント様に合わせたデータ(発送伝票/売上報告/在庫管理)で一括管理を行える。
・長年のノウハウや契約にて、配送、資材、作業、倉庫費用を削減する事が可能となった。
・エンドユーザーのお客様からは、対応や梱包も丁寧で、またお願いしたいとのお声も頂いていると仰って頂いている。
株式会社Nさま
背景 オンラインショップを運営するための人手が不足しているため、一部のお客様対応をアウトソースしたい。
電話での一次受けや注文受付から倉庫への商品発送管理までを一貫して任せたい。
多数ある実店舗での注文を一括管理し、配送の指示を出したいがノウハウがない。
業務内容 ・問合せ、注文受付対応(電話)
・注文内容の管理(電話・FAX・WEB)
・発送データの管理、作成
・梱包・発送の依頼
・会員登録の受付、会員カードの発送
・入会者報告等
導入の成果 ・各店の注文を一括管理することで、注文・配送状況が把握でき、お客様からのご要望にも迅速に対応する事ができた。
・入力内容や注文内容をダブルチェックする事により、従来に比べて入力ミス等の間違いがなくなり、発送の精度が著しく向上した。
ご利用の流れ

STEP1

ヒアリング・企画

ヒアリング・企画
・企画内容ヒアリング
・スケジューリング
・業務領域の打合せ
 

STEP2

事前準備

事前準備
・業務設計
・私書箱開設
・専用回線開設
・その他構築

STEP3

事務局開設

事務局開設
・応募受付
・電話受付
・メール・FAX受付
・問合せ対応(電話、メール)

STEP4

受付業務

受付業務
・データ入力、管理
・管理データベース構築
・個人情報保管、管理
 

STEP5

データ集計・業務報告

データ集計・業務報告
・種別毎のデータ集計
・問合せ内容報告作成
・次アクションへの事前準備
 

STEP6

抽選

抽選
・抽選システムの構築
・抽選会運営
・当選データリスト作成
・重複チェック

STEP7

発送

発送
・資材の手配
・賞品、資材の保管
・宛名ラベル、伝票印字
・封入、梱包

STEP8

問い合わせ対応

問い合わせ対応
・賞品発送後の対応
・未着、不在、再送対応
・クレーム処理
・キャンペーン報告書

料金体系&納期目安
業務内容・規模に応じてプロジェクトチームの作業体制を構築するためコスト削減が可能です

お客様側で担当頂く業務、弊社で代行する業務、と担当業務を明確に設定する事で、作業効率化を図るととに、明朗会計なお見積りを算出する事ができます。是非一度ご相談ください。

料金体系
事務局開設1ヶ月~ 3万円~
メール対応1ヶ月~ 5万円~
お客様の声
A社様

サービス内容や費用の関係で、以前お願いしていた委託していた事務局代行からイン・ステップさんに乗り換える事になりました。キャンペーン事務局を何度も開設されていたとの事で、関連する知識も豊富でご提案された内容もさることながら、開設後の迅速なご対応、ご報告と、細かな所までご配慮頂き、大きなクレームもなく事務局業務を進める事ができました。代理店、クライアントも大満足の結果となり、毎年お願いしております。

B社様

数年前に初めての事務局業務が発生し、右も左も分からない弊社に、とても親切に相談にのって下さいました。WEB応募もあり、申込ページの作成、データ抽出、ハガキ応募、データ入力、お客様の電話応対、当選者抽選システム、商品・パンフレットの発送、全てを一貫してお願いしています。個人情報の管理は安心してお任せしているので、もう通年でご依頼させて頂いています。

付随する業務もおまかせください!

お問い合わせ

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 03-3518-0021

営業時間 9:00~19:00(土日祝日を除く)

FAXでのお問い合わせ

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プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。
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